Se o sistema de gestão não estiver preparado para as novas exigências fiscais, a Reforma Tributária poderá deixar de ser uma preocupação futura e se transformar em notas rejeitadas, faturamento parado e entregas atrasadas.
O dia 3 de agosto de 2026 será um marco importante para as empresas enquadradas no Regime Normal — geralmente optantes pelo Lucro Real ou Lucro Presumido e identificadas na NF-e pelo código CRT = 3.
A partir dessa data, entram em produção novas exigências relacionadas ao preenchimento de IBS e CBS e à emissão de notas fiscais em operações de recusa e retorno de mercadorias.
Para as distribuidoras, a mudança exige atenção especial. Não se trata apenas de acrescentar novos campos à nota fiscal. O sistema precisará interpretar as regras, relacionar corretamente as informações e gerar o XML no formato exigido para que a NF-e seja autorizada.
A pergunta que precisa ser respondida agora é:
o sistema utilizado pela sua distribuidora já está atualizado, configurado e testado para essa mudança?
IBS e CBS passam a ser obrigatórios na NF-e
A partir de 03/08/2026, empresas identificadas com CRT = 3 deverão preencher obrigatoriamente na Nota Fiscal Eletrônica as informações referentes ao:
- IBS — Imposto sobre Bens e Serviços;
- CBS — Contribuição sobre Bens e Serviços.
O preenchimento deverá seguir a nova estrutura definida para a NF-e. Se os campos obrigatórios não forem informados ou apresentarem inconsistências, a nota fiscal poderá ser rejeitada.
Na prática, isso pode impedir a continuidade do faturamento.
Para uma distribuidora, uma NF-e rejeitada não fica restrita ao departamento fiscal. Ela pode impedir a saída da mercadoria, atrasar o carregamento, comprometer rotas de entrega e gerar retrabalho em diferentes áreas da empresa.
Quanto maior o volume diário de pedidos, maior tende a ser o impacto de um sistema despreparado.
Devoluções parciais terão uma nova forma de identificação
Outra mudança importante envolve as mercadorias recusadas parcialmente no momento da entrega.
Atualmente, em determinadas situações, a devolução pode ser registrada apenas com a referência à chave de acesso da NF-e original.
Com a nova regra, nas recusas parciais, cada produto que retornar deverá ser relacionado individualmente ao respectivo item da nota fiscal de origem.
O sistema precisará informar:
- A chave de acesso da NF-e original;
- O produto efetivamente recusado;
- O número correspondente a esse item no XML da nota original.
Esse vínculo será realizado por meio do grupo chamado DFeReferenciado.
Em termos práticos, o Fisco precisará identificar exatamente de qual nota e de qual item veio cada produto devolvido.
Se o vínculo estiver ausente ou incorreto, a NF-e poderá ser rejeitada.
Em uma distribuidora, na qual uma única entrega pode envolver dezenas ou centenas de itens, realizar esse processo manualmente aumenta o risco de erros, divergências de estoque e retrabalho fiscal.
O remetente passa a ser responsável pela NF-e de entrada
Também haverá mudança na responsabilidade pela emissão do documento fiscal nos casos de recusa.
Com a nova regra, a regularização deverá ser feita pela empresa que vendeu e enviou a mercadoria. Ou seja, caberá ao remetente original emitir uma NF-e de entrada para registrar o retorno.
Esse procedimento será aplicado em situações de:
- Recusa total da entrega;
- Recusa parcial;
- Não localização do destinatário.
A chamada Nota de Débito, anteriormente emitida pelo destinatário contribuinte do ICMS em determinadas recusas parciais, deixa de ser utilizada nesse processo.
A NF-e de entrada deverá conter somente os produtos que efetivamente retornaram, além dos dados do destinatário original.
Também serão utilizados novos códigos para identificar o motivo do retorno:
- Código 03: recusa total ou destinatário não localizado;
- Código 06: recusa parcial.
Uma atualização de sistema será suficiente?
A atualização tecnológica é indispensável, mas pode não ser suficiente sozinha.
A distribuidora também precisará revisar cadastros, configurações tributárias e procedimentos internos. Além disso, deverá validar se as equipes envolvidas sabem como agir diante de uma recusa total ou parcial.
Antes de 03/08/2026, o gestor precisa obter respostas claras do fornecedor do sistema:
- O sistema já está adaptado para preencher IBS e CBS?
- A atualização já está disponível?
- As novas regras foram testadas em ambiente de homologação?
- O sistema consegue relacionar cada item devolvido à NF-e original?
- Está preparado para emitir a NF-e de entrada nos casos de recusa?
- Utiliza corretamente os códigos 03 e 06?
- Quais parametrizações precisarão ser revisadas?
- A equipe receberá orientação sobre os novos procedimentos?
Receber apenas a resposta de que “o sistema será atualizado” não oferece segurança suficiente.
É necessário saber quando a atualização estará disponível, o que será alterado e quais testes serão realizados antes da entrada da regra em produção.
O momento de validar o sistema é agora
O pior momento para descobrir uma falha é quando existem pedidos faturados, veículos aguardando o carregamento e clientes esperando a entrega.
Por isso, a preparação para 03/08/2026 não deve ficar restrita ao contador ou à equipe fiscal. Ela precisa envolver a gestão da distribuidora, o fornecedor do sistema e os profissionais responsáveis pelo faturamento, estoque, recebimento e expedição.
A Reforma Tributária começará a interferir diretamente na rotina operacional das empresas. Para as distribuidoras, estar preparado significa mais do que cumprir uma regra fiscal: significa proteger a continuidade do faturamento e das entregas.
